İşletmeler sürekli olarak üretkenliklerini artırmanın ve işletme giderlerini en aza indirmenin yollarını ararlar. Bunu yapmak için en sık kullanılan yöntemlerden biri dış kaynak kullanımıdır. Amerika Birleşik Devletleri gibi gelişmiş ülkelerdeki birçok şirket, işletme maliyetlerini en aza indirmek ve üretkenliklerini en üst düzeye çıkarmak için dış kaynak kullanmayı tercih ediyor.
Bu nedenle, siz de böyle bir organizasyonun parçasıysanız veya bir işletmeye sahipseniz ve işinizi büyütmek ve iş maliyetini düşürmek için yöntemler arıyorsanız, o zaman dış kaynak kullanımı kavramını anlamanız gerekir.
Bu makalede, dış kaynak kullanımının ne olduğunu, dış kaynak kullanımının tanımını, dış kaynak kullanımının nedenlerini, dış kaynak kullanımının artılarını ve dış kaynak kullanımının eksilerini öğreneceksiniz.
Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) Tanımı
Dış kaynak kullanımı (Outsourcing), bir kuruluşun kuruluş için işletme faaliyetlerini gerçekleştirmek üzere kuruluşun dışındaki başka bir kuruluşu veya kişiyi işe aldığı bir anlaşma olarak tanımlanabilir. Ticari faaliyetler, kuruluş tarafından sağlanan hizmetler olabilir veya kuruluşta geleneksel olarak üretilmesi gereken malların üretimi olabilir.
Örneğin, bir kitap yayıncısı, bir kitabı başka bir dilde çevirmesi için bir kişiye sözleşme verdiğinde bu kavram gerçekleşir.
Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) nedir?
Dış kaynak kullanımı (Outsourcing), bir şirketin ticari faaliyetlerini gerçekleştirmek için kuruluş dışındaki herhangi bir şirketi veya bir kişiyi işe aldığı bir tür iş uygulamasıdır. Firmanın geleneksel olarak dış kaynak sağladığı işler, organizasyon içerisinde organizasyon çalışanları ve personeli tarafından yapılmalıdır.
Dış kaynak kullanımı (Outsourcing) işletme uygulaması, üretim maliyetini düşürmek için yöntemler arayan şirketler tarafından tercih edilmektedir. Şirketlerin dışarıdan temin ettiği ünlü iş örnekleri, müşteri hizmetleri, el yapımı ürünler, kodlama veya test çalışmalarıdır. Dış kaynak kullanımı (Outsourcing) hem işleri hem de organizasyonda çalışan kişileri etkiler.
Dış kaynak kullanımı (Outsourcing) uygulaması ilk olarak 1989’da tanıtıldı ve 1990’da her ekonominin önemli bir parçası haline geldi. Dış kaynak kullanımı fikri, şirketler maliyeti düşürmeye çalışırken ortaya çıktı. Gelişmekte olan ülkelerdeki şirketler, daha az gizli ama çok önemli görevleri yerine getirmeleri için insanları veya şirketleri işe almayı düşünüyordu. İşlerini organizasyon dışındaki kişilerce halletmenin, işi yapmak için tam zamanlı çalışanları işe almaktan daha ucuz olduğunu gördüler.
Bu nedenle, Amerika Birleşik Devletleri, Almanya, Birleşik Krallık gibi gelişmiş ülkelerin büyük şirketleri, Hindistan, Çin, Filipinler, Brezilya, Polonya, Tayvan, Romanya ve Pakistan gibi gelişmekte olan ülkelerin küçük şirketlerine, çok daha az maliyetle çalıştırdı. Bu ticari uygulama o kadar popüler hale geldi ki, Hindistan ve Çin gibi ülkelerde dış kaynak kullanımı birincil istihdam kaynaklarından biri haline geldi. Hindistan, Yazılım Geliştirme çalışmalarında dış kaynak kullanımı söz konusu olduğunda şirketlerin en popüler seçeneklerinden biridir.
Bunun arkasındaki sebep, Hindistan’ın İngilizce konuşulan en büyük ikinci ülke olması ve eğitim sisteminin daha çok matematiğe odaklanmış olmasıdır. Bu, Amerika ve Birleşik Krallık’taki yazılım şirketleri için BT çalışmalarını Hindistan’a yaptırmak için popüler bir seçim haline getiriyor.
Ancak, dış kaynak kullanımının başlatılması sorunsuz bir uygulama değildi. Başlangıçta, birçok ülkede işin dış kaynak kullanımı uygulamasına karşı birçok protesto yapıldı. Outsourcing iş uygulamasına karşı çıkan insanlar, bunun ülke içi işlere zarar vereceği iddiasında bulundu.
Ancak dış kaynak kullanımının faydaları, dezavantajlarından daha ağır basıyor ve şu anda sayısız şirket işlerini dış kaynak olarak kullanıyor. Dış kaynak kullanımı ile tasarruf edilen kaynaklar, iş geliştirme için kullanılır ve işlerini genişletmelerine yardımcı olur.
Outsourcing Nedenleri veya Şirketler Neden Outsourcing Kullanmaktadır?
Bir şirketin işini dış kaynak olarak kullanmasının birçok nedeni vardır. Onları tek tek öğrenelim.
1. Maliyeti düşürmek için
Şirketleri işlerini dış kaynak kullanımı (outsourcing) konusunda düşündüren ilk ve en önemli neden, üretim maliyetini düşürmektir. Şirketlerin işlerini başka ülkelerde bulunan diğer küçük şirketlere yaptırmaları ucuzdur. Şirketler işlerini dış kaynak olarak kullandıklarında, şirketlere veya bireylere yalnızca yaptıkları işin miktarı için ödeme yaparlar.
Bu şekilde, tam zamanlı çalışanları işe alma masraflarını azaltırlar. Tam zamanlı çalışanları işe aldıklarında, yalnızca yaptıkları iş için ücret ödemeleri gerekir, ancak aynı zamanda tıbbi masraflar, seyahat masrafları ve diğer teşvikler gibi diğer masrafları da ödemeleri gerekir.
İşi dış kaynak kullanarak, şirketler bu masraflardan tasarruf edebilir ve tasarruf edilen parayı işin genişletilmesi için kullanabilir.
2. İç kaynakları diğer önemli işler için serbest bırakmak
Şirketler yetenekleri için çalışanları işe alır, ancak bu çalışanların çalışma saatlerinin ve uzmanlıklarının çoğu, tekrarlayan işler ve daha az yaratıcılık gerektiren farklı iş türleri için boşa harcanır.
Örneğin, bir kitap yayıncısı kitabının başka dillere çevrilmesini istediğinde, işi bu tür işleri yapmak için sözleşmeyi alan kişilere veya diğer küçük şirketlere dış kaynak olarak verir. Yazı okumak gibi diğer önemli işler için iç yeteneklerini kullanırlar.
Benzer şekilde, yazılım şirketleri yoğun kodlama işlerini bu işi hızlı bir şekilde yapmak için diğer şirketlere devreder ve dikkate değer bir şey yaratmak için iç kaynaklarının yeteneğini kullanır.
3. Birinci sınıf yeteneklerden yararlanın
İnternet, şirketlerin sınırda yaşayan yetenekli insanları işe almasını mümkün kıldı. Artık şirketler, insanları işe almak ve onları ofislerinde tam zamanlı istihdam etmek yerine, işlerini onlara dış kaynak olarak veriyor ve işlerini yaptırıyor.
Örneğin, blogunuz için bir makale istiyorsanız, bu çalışmayı yazma becerisine ve yeteneğine sahip bir kişiye yaptırabilir ve yaptıkları iş için onlara ödeme yapabilirsiniz. Bu şekilde, sadece sizin için iş yapmak için en iyi yeteneği kullanmakla kalmaz, aynı zamanda işinizi minimum zamanda bitirirsiniz.
Benzer şekilde, Hindistan gibi ülkelerde insanlar kodlamada ve matematik bilgisini içeren diğer çalışmalarda iyidir. Bu nedenle, Amerika Birleşik Devletleri ve Birleşik Krallık gibi ülkeler, çalışmalarını Hindistan’a ve diğer gelişmekte olan ülkelere yaptırmaktadır.
4. Verimlilik artışı
Birkaç iş önemlidir ancak çok yavaştır. Bu iş dışarıdan temin edilmezse ve çalışanların bunları gerçekleştirmesi için organizasyonda tutulmazsa, çalışanınızın üretken zamanının ve enerjisinin çoğu bu görevleri yerine getirirken boşa harcanacaktır.
Bu nedenle, çoğu şirket zaman alıcı görevlerini dış kaynak (outsourcing) olarak kullanır ve diğer önemli görevler için çalışanlarının zamanını ve becerilerini kullanır.
5. Ortak şirketlerle riskleri paylaşmak
Bu, dış kaynak kullanımının doğrudan avantajlarından biri değildir, ancak bir neden olarak kabul edilebilir. Çünkü işinizi kuruluşunuzdan dışarıya verdiğinizde, işinizi yapmak için verdiğiniz kuruluşla dolaylı olarak ortaklığa girersiniz.
Dahası, işi onlarla paylaşmakla kalmaz, aynı zamanda işle ilgili riski de paylaşırsınız. O zaman iş ortağınız da işinizin başarısından sorumlu olur çünkü onlara iş verdiğinizde, bu işi doğru ve zamanında yapmak onun sorumluluğuna dönüşür. Bu şekilde sorumluluğunuzu onlarla paylaşırsınız.
6. Harici kaynakların maksimum kullanımı
İşinizi dış kaynak olarak kullanmanın son nedeni, işinizi dış kaynak kullanarak dış kaynaklardan en iyi şekilde yararlanabilmenizdir. Bir kuruluş tüm kalifiye çalışanları elde edemez. Ancak, işinizi doğru becerilere sahip çalışanlarla kuruluşa veya kendilerine atanan işi yapma konusunda uzman olan kişilere dış kaynak sağlayarak, dışarıdaki dış kaynaklardan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.
Böylelikle sadece organizasyonunuzun üretkenliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda işinizin kalitesini de yükseltmiş olursunuz.
Başarılı dış kaynak kullanımı nasıl yapılır?
İşinizi Google aramada bulduğunuz ilk şirkete atamak, dış kaynak sağlamanın doğru yolu değildir. Başarılı bir dış kaynak kullanımı için birkaç şeyi göz önünde bulundurmak çok önemlidir.
Bu bölümde, başarılı bir dış kaynak kullanımı için akılda tutulması gereken şeyler hakkında bilgi edineceksiniz.
1. Dış kaynak kullanımının amacına açıklık getirmek
Başarılı bir dış kaynak kullanımı (outsourcing), ancak hangi işi dış kaynak olarak kullanmak istediğinizi ve dış kaynak kullanımının amacını net bir şekilde anladığınızda mümkündür.
2. Stratejik bir vizyon ve plan
Dış kaynak kullanmak istediğiniz iş için net bir stratejik vizyona ve plana ve dış kaynak sağlanan proje için net bir bütçeye sahip olun.
3. Satıcı seçimi
Satıcıların seçimi, dış kaynak kullanımı (outsourcing) sürecinde önemli bir adımdır. İşinizi başka bir ülkeye yaptırmak isteyip istemediğinize karar verin.
4. İlişki yönetimi
Bu adımda, dışarıdan temin edilen ortağınızla etkili ve net bir iletişim kurmanın yöntemlerini düşünmeniz gerekmektedir.
5. Açık iletişim
Partnerinizle açık iletişim kurun ve beklentilerinizi netleştirin. İşinizin yapılmasını istediğiniz işin son tarihini belirttiğinizden emin olun.
Dış Kaynak Kullanımının (Outsourcing) Artıları
1. İş yapmanın hızlı yolu
Dış kaynak kullanımı (outsourcing), işi hızlı yapmanın en iyi yöntemidir. Bu nedenle şirketler işlerini dış kaynak olarak kullanmayı tercih ediyor. Dış kaynak kullanımını benimseyerek, kuruluşunuzda sınırlı sayıda çalışanı işe alabilir ve işinizi dış kaynak kullanarak yaptırabilirsiniz.
2. Daha fazla uzmanın avantajı
İşinizi yapacak uzmanlar edinmek için çok çaba sarf etmeniz ve yüksek maaşlar ödemeniz gerekiyor. Dış kaynak kullanarak, işinizi yapmak için uzmanlar kiralayabilirsiniz.
3. Ekonomik
Dış kaynak kullanımı (outsourcing), işi halletmek için ucuz bir yöntemdir. Sadece yapılan iş için ödeme yapmanız gerekir ve çalışanlarınıza ödemeniz gereken sağlık giderleri, seyahat masrafları vb. Ek teşvikler ödemeniz gerekmez.
4. Saatin geçici çözümü
İşinizi dış kaynak kullanarak, işinizin günün her saati devam ettiğinden emin olabilirsiniz. İşiniz bir ofiste yapılıyorsa, günün 24 saati yalnızca 7-8 saat çalışabilirsiniz. Ancak dış kaynak kullanarak günün 24 saatini kullanabilirsiniz.
Tarafınızdan sağlanan müşteri hizmetleri hizmetleri için dış kaynak kullanımından yararlanabilirsiniz. Müşterilerinize günün her saati hizmet verebilir ve ihtiyaçlarını karşılayabilirsiniz.
5. Gönül rahatlığı
İşinizi dış kaynak (outsourcing) kullanarak, iş yükünüzü de partnerinizle paylaşırsınız. Bu şekilde zihninizin akıl sağlığını sağlam tutarsınız.
6. Hedeflenen çabalar
Çalışmanız için dış kaynak (outsourcing) kullandığınızda çabalarınız daha hedefli hale gelir. Ortaklarınızdan her biri yaptıkları işte bir uzmandır. Bu şekilde, dış kaynak kullanımı kullandığınızda çabalarınız daha hedefli hale gelir.
Dış Kaynak Kullanımının Eksileri
Aşağıdakiler, dış kaynak kullanımının eksileridir.
1. Gizli maliyetler
Görünmeyen tek dezavantaj gizli maliyettir. Ucuz iş uygulaması olarak görüldüğü için şirketler dış kaynak (outsourcing) kullanımını tercih ediyor. Ancak işinizi ilk kez dış kaynak kullanımı veya dış kaynak sağlama konusunda deneyimli değilseniz, o zaman dolandırılma olasılığınız yüksektir.
Birçok dış kaynak kurumu, birçok insanın okumayı zor bulduğu uzun basılı sözleşmeler tutar. İmzalamadan önce sözleşmenizde bahsedilen her şeyi anladığınızdan emin olun.
2. Kontrol kaybı
Çalışmanızı başka bir kuruluşa verdiğinizde, göreviniz üzerindeki kontrolünüzün bir kısmını kaybedersiniz. Bazen arzu ettiğiniz işin kalitesini elde edemezsiniz.
3. Güvenlik riskleri
Günümüz dijital çağında, bir kuruluşun müşterilerinin verilerini kullanması gerekir. İşinizi dış kaynak kullanırken müşterilerinizle ilgili kişisel bilgileri paylaşıyorsanız, o zaman sadece kendi şirketinizin güvenliğini ve gizliliğini riske atmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizin verilerini de riske atmış olursunuz.
4. Senkronize etmek zor
İşinizi başka ülkelerde bulunan ajanslarla dışarıya yaptırdığınızda, zaman farkı nedeniyle onlarla senkronize olmanız zorlaşır. Bu, müşterilerinizin hizmetleri üzerinde olumsuz bir etki yaratabilir.
İlgili Akademik Makaleler:
Rekabet değişkeni olarak dış kaynak kullanımı (Outsourcing)
Yenilik çalışmalarında dış kaynak kullanımı
Lojistik Dış Kaynak Kullanımının Gelişimi ve Türkiye’deki Kullanım Biçimleri
Kamu hastanelerinde dış kaynak kullanımı: Kayseri Eğitim ve Araştırma Hastanesi örneği
DIŞ KAYNAK KULLANIMININ VERİMLİLİK ÜZERİNE ETKİSİ (HASTANE YÖNETİCİLERİ ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA.
