Kalite ve performans süreç yönetiminin amaçlarıdır. Bu makalede, süreç yönetimi ve bazı temel kavramları hakkında bilgi edineceksiniz.
Süreç Yönetiminin Tanımı
Süreç yönetimi, bir organizasyonun faaliyetlerini organizasyonel hedefleri ilerletmek için bir dizi süreç olarak gören bir yönetim yaklaşımıdır. Bu tekniği kullanan bir yönetici, kaliteyi ve performansı vurgulayan organizasyonel süreçler – faaliyetler – tasarlamaya çalışır.
Kavramsal çerçeve
Bu başlıkta bazı önemli kavramlar vereceğiz.
İşlem Tanımı
Bir sürecin ne olduğunu tanımlamakla başlayalım. Süreç temelde bir hedefe ulaşmak için bir dizi sırayla almasını eylemlerin bütünüdür. Tüm ticari faaliyetler bu tanım kapsamında bir süreç olarak görülebilir. Örneğin, bir fırın işlettiğinizi varsayalım. Kek yapmak bir süreçtir.
Süreç geliştirme
Bir şeyi yapmanın birçok farklı yolu olsa da, bazı yolların diğerlerinden daha iyi olduğunu da unutmamalısınız. Bir kek pişiriyorsak, tüm kuru malzemeleri bir karıştırma kabına eklemek ve daha sonra tüm ıslak malzemeleri başka bir kaba karıştırmak daha iyidir. Daha sonra karışık kuru malzemeleri ve karışık ıslak malzemeleri bir kasede birleştirir ve hamuru yapmak için hepsini karıştırırsınız. Bu, kek hamuru yapmak için en uygun süreçtir. Ancak, tüm malzemeleri bir kasede karıştırabilirsiniz ve işlem hala işe yarayacak ve bir pastaya sahip olacaksınız. Öte yandan, bazen kekimizin ıslak ve kuru bileşenlerini farklı tavalarda pişirmek gibi bir işlem yapmak için çok kusurludur.
Süreç Belgeleri
İşlemler tipik olarak uygulamada tutarlılık sağlayacak şekilde belgelenir. Bir süreci belgelemek, süreci yazılı olarak veya süreci gösteren bir video gibi başka bir ortamda açıklamaktır. Süreç dokümantasyonunun basit bir örneği bir tarif kitabındaki bir anlatımdır.
Süreç İzleme
Yöneticiler süreci ve çıktılarını sürekli olarak izler. Daha sonra süreci ölçecekler ve çıktıları kıyaslama adı verilen önceden belirlenmiş bir standarda göre ölçeklerler. Sürecin organizasyonel standartlara uygun olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Örneğin, bir şirket tarafından üretilen bir kutu mısır gevreği, şirket tarafından kurulan temel olan 350 gram ürün içermelidir. Üretim hattından çıkan her bir tahıl kutusu, işlem doğru çalışıyorsa 350 gram ürün içermelidir.
Süreci Analiz Etme ve Geliştirme
Süreç yönetimi, bir süreci ayrı adımlara ve her adımın ilgili girdilerine ve çıktılarına böldüğünüz süreç analizi ile organizasyonel süreçleri sürekli olarak iyileştirmeyi amaçlamaktadır.
Fırın örneğimize dönersek, gerçekten düzgün olup olmadığını ve eğer düzgün değilse, onu geliştirmek için neler yapabileceğimizi görmek için kek hamuru sürecimizi analiz etmemiz gerekiyor. İşlemi bileşen adımlarına bölmek için önce tarife bir göz atalım. Daha sonra süreci ve çıktısını ölçmek için farklı araçlar kullanabiliriz. Düzgün kıvamı, düzgün sıcaklığını, gerekli karıştırma ve pişirme süresini ve düzgün araçlar tarafından üretilen kekin nemini kontrol edebiliriz.
Süreci geliştirebilirsek, performansı ve kaliteyi artırmak için değiştiririz. Bu süreç, verimlilikleri test etmek için hassas ölçümler, testler ve bilgisayar modelleri ile bilimsel bir şekilde gerçekleştirilebilir. Öte yandan, deneme yanılma yöntemini kullanabiliriz.
Kek örneğimize dönersek, belki de tereyağımızı diğer malzemelerle karıştırmadan önce eritmeli ve un ve diğer kuru bileşenleri ıslak bileşenlerle karıştırmadan önce elemeliyiz. El ile karıştırmanın veya elektrikli karıştırmanın daha iyi bir hamur üretip üretmediğini de test edebiliriz. Hamuru yapmak için farklı kalite ve maliyetlerde malzemelerle deney yapabiliriz. Bu alternatif işlemlerle kek pişireceğiz ve mevcut temelimiz olan orijinal kekimizle karşılaştıracağız. Amaç süreci iyileştirmektir. İşimizi doğru yapmış olsaydık, kek üretimimizin performansını ve kek kalitemizi iyileştirmiş olabiliriz.
Süreç Düşüncesini Yönetime Uygulama
Şimdi, bunu bir adım daha ileri götürelim ve biraz daha teknik olalım. Bir kuruluş, mal ve hizmet üreten bir hiyerarşi içinde çalışan bir grup süreç olarak görülebilir. Mühendislik tasarımı, üretim, pazarlama, satış ve dağıtım gibi tüm organizasyonel fonksiyonları, kurumun müşterilerine veya müşterilerinin ihtiyaç ve gereksinimlerine hizmet etme gibi amaçlarına hizmet etmek için gerçekleştirilen süreçler olarak düşünebilirsiniz. Diğer bir deyişle, kurumsal bakış açısından bir süreç, bir kuruluşun ve üyelerinin, çalışanların çalışması ve malzeme ve makinelerin kullanımı gibi girdileri ürün ve hizmetler gibi çıktılara dönüştüren adımlardır.
Şimdi, makale boyunca tartıştığımız genel ilkeleri ele alacağız ve bunları süreç yönetiminin bazı temel unsurlarına ayıracağız.
Makale Özeti
Süreç yönetimi, bir kuruluşu ve faaliyetlerini bir dizi süreç olarak gören bir yönetim yaklaşımıdır. Bunu anlamak için önemli bir şey, süreçle ne demek istediğimizi bilmek. Temelde, bir hedefe ulaşmak için belirli bir sırayla gerçekleştirdiğiniz bir dizi eylemdir. Süreç yönetimi düşünen bir yönetici veya kuramcı, bir kuruluş veya şirketi bir ürün veya hizmet oluşturmak için birlikte çalışan bir grup süreç olarak bulur.
Bir kuruluş, müşteri gereksinimlerini ve gereksinimlerini karşılayan çıktılar oluşturmak için işgücü, ekipman ve malzemeler gibi çeşitli girdiler kullanır. Süreç yönetiminin amacı, süreçleri tanımlamak ve sürekli bir tasarım, değerlendirme ve iyileştirme süreci ile mümkün olan en iyi kalite ve performansı yaratmak için geliştirmektir.
Bu, bir işlemi ayrı adımlara ve adımlardaki herhangi bir değişikliğin süreçte iyileştirmelere yol açıp açmayacağını görmek için her adımın ilgili girdileri ve çıktılarına böldüğünüz süreç analizi ile yapılır. Bir sorun keşfedildiğinde, analiz ve iyileştirme gerçekten devreye girer. Sonuçta, bu tamamen şirketin yöneticilerine çalışanlara verilen önceden belirlenmiş bir standart olan bir şirketin ölçütüne ulaşmakla ilgilidir.
