Bir kuruluş içinde yönetim pozisyonuna sahip bir kişinin, organizasyonel hedeflere ulaşmak için stratejik ve kavramsal düşünmesi gerekir. Bu makale, yönetimin dört işlevini ve bunların örgütsel başarı ile ilişkisini tanımlayacaktır.
Yöneticilerin Dört İşlevi
Yönetim, başkalarına ne yapmaları gerektiğini söylemekten çok daha fazlasını içerir. Herhangi biriniz patronunuzun işini yapabileceğinizi düşündüğünüze karar vermeden önce, bir yöneticinin yaptıklarından daha fazlasını inceleyelim.
Bir yöneticinin tamamladığı başlıca işlevler planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol olarak bilinen dört farklı işlevde kategorize edilebilir. Bazılarımız için sadece son iki tanesini görüyoruz – yöneltme eden ve kontrol eden – ama gördüğünüz her yönetimsel davranış için eşit olmayan bir miktar olduğunu bilmelisiniz. Yöneticinin kapalı kapısının arkasında, zaman planlaması ve organizasyonu için büyük bir harcama yapar, böylece yöneltme ve kontrol işlevlerini etkili bir şekilde yerine getirebilir.
Şimdi, patronunuzun farklı olduğunu düşünmeden önce, bir üretim tesisinde, bir ev ofisinde, bir bakkalda, bir perakende mağazasında, bir restoranda, bir otelde olsun, yönetimin dört işlevinin endüstriler arasında standart olduğunu da bilmelisiniz. Etkili yöneticiler, organizasyonel başarıya ulaşmak için planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrolün nasıl kullanıldığını anlarlar. Ne yazık ki, etkisiz yöneticilere sahip olanlarınız için bir çürütmem yok, ama belki de yönetimin dört işlevi hakkında biraz daha fazla bilgi edinmek, etkisiz yöneticinizin etkili bir adım olması için hangi adımları atması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
Dört işlev, her adımın diğerlerini temel aldığı bir süreç olarak düşünmeye çalışın. Yöneticiler önce plan yapmalı, daha sonra bu plana göre örgütlenmeli, başkalarını plan üzerinde çalışmaya yönlendirmeli ve son olarak planın etkinliğini değerlendirmelidir. Bu dört işlev doğru bir şekilde yerine getirilmeli ve iyi yapıldığında örgütsel başarının sebebi haline gelmelidir.
Planlama
Yönetsel işlevlerden ilki planlamadır. Bu adımda yönetici, bazı organizasyonel amaçlara yönelik ayrıntılı bir eylem planı oluşturacaktır.
Örneğin, pazarlama müdürü Melisa’nın Şubat ayı boyunca satışları artırma hedefi olduğunu varsayalım. Melisa’nın satış ekibini ve satış temsilcilerini alması için atması gereken adımları haritalamak için önce zaman harcaması gerekiyor. Bu adımlar, belirli bir bölgedeki reklamların artırılması, bazı öğelerin satışa sunulması, gerekli müşteri-satış temsilcisi irtibatının artırılması veya ek ürünler satın almakla ilgilenip ilgilenmediklerini görmek için önceki müşterilerle iletişim kurma gibi şeyleri içerebilir. Adımlar daha sonra Melisa ve ekibinin bunları takip edebilmesi için mantıklı bir düzende düzenlenir.
Planlama devam eden bir adımdır ve organizasyonel hedeflere, bölünme hedeflerine, departman hedeflerine ve ekip hedeflerine göre son derece uzmanlaşabilir. Kendi alanı içinde hangi hedeflerin planlanması gerektiğini bilmek yöneticiye bağlıdır.
Örgütleme
Yönetsel işlevlerden ikincisi örgütlenmedir. Bu adım Melisa’nın kaynakları nasıl dağıtacağını ve çalışanlarını plana göre nasıl organize edeceğini belirlemesini gerektirir. Melisa’nın farklı rolleri tanımlaması ve planını gerçekleştirmek için doğru sayıda çalışan atamasını sağlaması gerekecektir. Ayrıca, satış temsilcisi ekibinin engelleri olmadan daha yüksek satış numaralarına doğru çalışabilmesi için yetki devretmesi, iş ataması ve yön vermesi gerekecektir.
Yöneltme
Yönetimin üçüncü işlevi yönemtledir. Bu adımda Melisa, çalışanlarıyla kişiler arası düzeyde bağlantı kurar. Bu sadece görevleri yönetmenin ötesine geçer; daha çok, çalışanların daha yüksek bir üretkenlik düzeyine doğru iletişim kurması, motive edilmesi, ilham vermesi ve teşvik edilmesini içerir. Tüm yöneticiler lider değildir. Bir çalışan, bir yöneticinin talimatlarını takip etmelidir çünkü mecburidir, ancak bir çalışan bir liderin talimatlarını gönüllü olarak izleyecektir, çünkü bir kişi olarak kim olduğuna, ne için durduğuna ve nasıl davrandığına inanır.
Kontrol
Kontrol, yönetimin son işlevidir. Bir plan yapıldıktan sonra, yönetici sonuçları hedeflere göre değerlendirir. Bir hedefe ulaşılamıyorsa, yönetici de bu hedefe yönelik çalışmaya devam etmek için gerekli düzeltici önlemleri almalıdır.
Örneğin, Melisa, ekibinin şubat ayı boyunca satışlarında geride olduğunu fark ederse, Şubat ayının ikinci yarısının ilk yarının iki katı kadar üretken olmasını sağlamak için gerekli hükümleri koyması gerekecek, orijinal satış hedefine ulaşılacak veya aşılacaktır. Kontrol süreci çalışanlar için performans standartları belirlemeyi ve iş performanslarını sürekli değerlendirmeyi de içerdiğinden Melisa, performanslarını gözden geçirmek için her satış temsilcisi ile ayrı ayrı konuşacaktır.
Personel
Bazıları personel olarak bilinen yöneticiler için beşinci bir işlev ekledi. Personel, değerlendirme, işe alma, seçme, eğitim ve uygun iş rollerine uygun bireyler yerleştirme görevidir. Bir yöneticinin, işgücü ihtiyaçlarını değerlendirmek, çalışanların nereye eklenmesi, eğitilmesi veya kaldırılması gerektiğini keşfetmesi ve ardından kuruluşun her zamanki gibi işine devam edebilmesi için bu değişiklikleri yapması için zaman harcaması gerekir.
Ders Özeti
Hadi gözden geçirelim. Tüm sektörlerde dört yönetim işlevi vardır. Bunlar şunları içerir: planlama, örgütleme, yöneltmeve kontrol. Dört adımı, her adımın diğerlerini temel aldığı bir süreç olarak düşünmelisiniz. Yöneticiler önce plan yapmalı, daha sonra bu plana göre örgütlenmeli, başkalarını plan üzerinde çalışmaya yönlendirmeli ve son olarak planın etkinliğini değerlendirmelidir.
Planlama, bir yöneticinin bazı kurumsal amaçlara yönelik ayrıntılı bir eylem planı oluşturduğu ilk adımdır. Örgütleme, yöneticinin kaynakların nasıl dağıtılacağını ve çalışanların plana göre nasıl düzenleneceğini belirlemesini içeren ikinci adımdır. Yöneltme, çalışanların iletişim, motive edici, ilham verici ve çalışanların daha yüksek bir üretkenlik düzeyine doğru teşvik edilmesiyle gerçekleştirilen üçüncü adımdır. Kontrol, bir plan yapıldıktan sonra yöneticinin sonuçları hedeflere göre değerlendirdiği yönetimin son işlevidir. Bir hedefe ulaşılamıyorsa, yönetici de bu hedefe yönelik çalışmaya devam etmek için gereken düzeltici önlemleri almalıdır. Bazıları olarak bilinen yöneticiler için beşinci bir işlev ekledi: personel. Personel, değerlendirme, işe alma, seçme, eğitim ve uygun iş rollerine uygun bireyler yerleştirme görevidir.
