1. Ana Sayfa
  2. Yönetim ve Organizasyon
  3. Yönetimde Süreç Planlaması Nedir? – Adımlar ve İlkeler

Yönetimde Süreç Planlaması Nedir? – Adımlar ve İlkeler

Yönetimde Süreç Planlaması Nedir? - Adımlar ve İlkeler
  • Save

Planlama süreçleri, önemli iş görevleri için daha yüksek üretkenlik, daha yüksek doğruluk ve daha hızlı geri dönüşe yol açabilir. Bu makale süreç planlaması hakkında olacak: nedir, neden yapmalıyız ve bir süreci planlamak veya geliştirmek için izlenecek adımlar nelerdir?

Süreç Nedir?

Bir süreç, belirli bir sonucu elde edebilecekleri adımların kümesidir. Örneğin, bir müşteri hizmeti isteğinde aşağıdaki adımlar bulunabilir:

  • Müşteri talepleri servisi.
  • Servis departmanı talebi izleme sistemine giriyor.
  • Talep onarım bölümüne yönlendirilir.
  • Talebi değerlendirmek ve müşteriye yanıt vermek için bir onarım teknisyeni atanır.
  • Uygun olması durumunda bir teknisyen gönderilir.
  • Yanıt verildikten sonra, sorunlarının çözüldüğünü doğrulamak için müşteriye bir anket gönderilir.

Bu durumda, süreç müşteri hizmetleri talebine cevaptır ve sonuç müşterinin probleminin çözülmesidir.

Süreç Planlamanın Amacı

Süreç planlamasının amacı geliştirmek ve şirketin iş yöntemlerini düzene sokmaktır. Bunun sonuçları şöyle olacaktır:

  • Aynı işlemi tamamlamak için daha az personelin kullanılması nedeniyle daha düşük maliyetler.
  • Döngüler ve darboğazlar gibi sorunlu süreç adımlarını ortadan kaldırarak daha yüksek verimlilik.
  • Süreç adımlarının doğru bir şekilde tamamlandığından emin olmak için kontrol noktaları ve başarı önlemleri ekleyerek daha yüksek doğruluk.
  • Tüm personelin departman hedeflerine ulaşmak için yapmaları gerekenler hakkında daha fazla bilgi sahibi olma.

Süreç Planlama İlkeleri

Süreçleri değerlendirirken veya geliştirirken akılda tutulması gereken bazı genel ilkeler şunlardır:

  • İlk olarak, çıkışları tanımlayın ve sonra bu çıkışları elde etmek için gereken girişlere bakın.
  • Sürecin hedeflerini tanımlayın ve hala uygun olduklarından emin olmak için düzenli olarak değerlendirin. Bu, kalite puanları ve geri dönüş süreleri gibi spesifik önlemleri içerir.
  • Eşlendiğinde, işlem önceki adımlara veya departmanlara geri dönmeden mantıksal bir akış olarak görünmelidir.
  • Gerçekleştirilen her adımın belgelere dahil edilmesi gerekir. Aksi takdirde, işlem için gerekli olup olmadığına bağlı olarak ortadan kaldırılmalı veya belgelenmelidir.
  • Sürece dahil olan kişilere danışılmalıdır, çünkü genellikle neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında en güncel bilgilere sahiptirler.

Süreç Planlama Adımları

Süreç planlaması, bir şirkette kullanılan iş süreçlerindeki adımların tanımlanmasını, belgelenmesini, gözden geçirilmesini ve iyileştirilmesini içerir. Bu adımların her biri aşağıda açıklanacaktır.

İlk adım, sürecin neyi başarması gerektiğini tanımlamaktır. İşlemle ilgili aşağıdaki soruları cevaplayabildiğinizden emin olun:

  • Bu sürecin çıktısı nedir?
  • Çıktıyı kim alır ve başarıyı nasıl tanımlarlar?
  • Süreç için girdiler nelerdir?
  • Yürürlükteki geri dönüş süresi veya kalite puanları gibi tanımlanmış başarı önlemleri var mı?
  • Süreçte ele alınması gereken belirli kontrol noktaları var mı?

Örneğin, sipariş yerine getirme sürecine bakalım:

  • Sürecin çıktısı, alıcıya gönderilen eksiksiz ve doğru bir sipariştir.
  • Siparişin alıcısı alıcıdır ve başarıyı makul bir zaman diliminde (genellikle satın alma noktasında belirtildiği gibi) satın alımlarının alınması olarak tanımlar.
  • Girdiler satış departmanından sipariş bilgileri
  • Tanımlanmış başarı önlemleri şirkete özgü olacaktır; örnekler, ödeme makbuzundan sevkıyata kadar 2 günlük geri dönüş süresi, gönderilen ürünler açısından% 99 doğruluk oranı ve% 5’ten az bir geri sipariş oranı olabilir.
  • Özel kontrol noktalarına bir örnek, siparişin yerine getirilmesinden önce ödemenin alındığından emin olmak veya alternatif olarak müşterinin satın alma işlemini karşılayacak yeterli krediye sahip şirketle bir kredi hesabına sahip olması olabilir..

Bir sonraki aşama dokümantasyon. Dokümantasyon aşamasında şirket personeli ile belirli bir iş sürecinin bir parçası olarak atacakları adımları ve eylemleri belirlemek için görüşmeler yapılır. Bu görüşmelerin sonuçları, genellikle kullanılan bir formun kopyaları eklenmiş olarak, genellikle bir akış şeması biçiminde yazılır. Bu akış şemaları, bilgilerin grafikte doğru bir şekilde yakalandığından emin olmak için incelenmek üzere ilgili departmanlara verilir.

Bir sonraki adımda, akış şemaları potansiyel problem alanları için gözden geçirilir. Bunlar şunları içerebilir:

  • Girişin içinde bulunduğu sürecin aşamasıyla ilgili karışıklığa yol açabilecek çoklu giriş noktaları
  • Bir departmandan diğerine bilgi aktarımı. Bir sonraki grubun işlerini düzgün bir şekilde yapabilmesi için, devir işlemlerinin net olduğundan ve devredilen bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak önemlidir.
  • Çok sayıda belgenin veya bilginin tek bir noktadan aktığı darboğaz adımları
  • Bir departmandan gelen bilgilerin başka bir departmana gönderildiği ve daha sonra tekrar kaynak departmana geri döndüğü döngüler
  • Sürecin uygunsuz yerlerindeki kontrol noktaları. Örneğin, müşterinin ödediğinden emin olmak için yapılan kontrol, satın alma işlemi tamamlandıktan sonra değil, satın alma işleminden önce yapılmalıdır.
  • Ölçülemeyen veya izlenemeyen başarı önlemleri

Son olarak, eğer gerekli adımları kaldırmadan yapılması mümkün ise, grafikler iyileştirme işlemleri için iyileştirme açısından gözden geçirilir. Yeni sürecin hala uygun kontrol noktalarını ve başarı önlemlerini içermesi ve tanımlanması ve ölçülebilir olması gerekmektedir. Önerilen yeni süreçler, inceleme ve yorum için ilgili departmanlara hazırlanır ve dağıtılır.

Gözden geçirme süreci tamamlandıktan sonra, uygulama için gerekli olan yeni sistemler, ekipman ve / veya diğer öğeler ile uygulama tarihleri, gerekirse eğitim planları ve başarıyı ölçme yöntemleri dahil olmak üzere bir uygulama proje planı hazırlanır. Uygulama tamamlandıktan sonra, beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için süreç yeniden gözden geçirilir.

Makale Özeti

Hadi gözden geçirelim. Bu derste süreç planlamasını tanımladık, planlama süreçlerinin amaçlarını tartıştık ve bazı temel süreç planlama ilkelerine genel bir bakış sunduk . Daha sonra süreç geliştirme için tanım, dokümantasyon, inceleme ve iyileştirme metodolojisini tartıştık. Bu beceriler herhangi bir kuruluştaki süreçleri planlamak veya geliştirmek için kullanılabilir.

Yönetimde Süreç Planlaması Nedir? - Adımlar ve İlkeler
  • Save

Yorum Yap

Yorum Yap

Bu yazının yorum fonksiyonları kapatılmıştır.