Planlama süreçleri, önemli iş görevleri için daha yüksek üretkenlik, daha yüksek doğruluk ve daha hızlı geri dönüşe yol açabilir. Bu makale süreç planlaması hakkında olacak: nedir, neden yapmalıyız ve bir süreci planlamak veya geliştirmek için izlenecek adımlar nelerdir?
Süreç Nedir?
Bir süreç, belirli bir sonucu elde edebilecekleri adımların kümesidir. Örneğin, bir müşteri hizmeti isteğinde aşağıdaki adımlar bulunabilir:
Bu durumda, süreç müşteri hizmetleri talebine cevaptır ve sonuç müşterinin probleminin çözülmesidir.
Süreç Planlamanın Amacı
Süreç planlamasının amacı geliştirmek ve şirketin iş yöntemlerini düzene sokmaktır. Bunun sonuçları şöyle olacaktır:
Süreç Planlama İlkeleri
Süreçleri değerlendirirken veya geliştirirken akılda tutulması gereken bazı genel ilkeler şunlardır:
Süreç Planlama Adımları
Süreç planlaması, bir şirkette kullanılan iş süreçlerindeki adımların tanımlanmasını, belgelenmesini, gözden geçirilmesini ve iyileştirilmesini içerir. Bu adımların her biri aşağıda açıklanacaktır.
İlk adım, sürecin neyi başarması gerektiğini tanımlamaktır. İşlemle ilgili aşağıdaki soruları cevaplayabildiğinizden emin olun:
Örneğin, sipariş yerine getirme sürecine bakalım:
Bir sonraki aşama dokümantasyon. Dokümantasyon aşamasında şirket personeli ile belirli bir iş sürecinin bir parçası olarak atacakları adımları ve eylemleri belirlemek için görüşmeler yapılır. Bu görüşmelerin sonuçları, genellikle kullanılan bir formun kopyaları eklenmiş olarak, genellikle bir akış şeması biçiminde yazılır. Bu akış şemaları, bilgilerin grafikte doğru bir şekilde yakalandığından emin olmak için incelenmek üzere ilgili departmanlara verilir.
Bir sonraki adımda, akış şemaları potansiyel problem alanları için gözden geçirilir. Bunlar şunları içerebilir:
- Girişin içinde bulunduğu sürecin aşamasıyla ilgili karışıklığa yol açabilecek çoklu giriş noktaları
- Bir departmandan diğerine bilgi aktarımı. Bir sonraki grubun işlerini düzgün bir şekilde yapabilmesi için, devir işlemlerinin net olduğundan ve devredilen bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak önemlidir.
- Çok sayıda belgenin veya bilginin tek bir noktadan aktığı darboğaz adımları
- Bir departmandan gelen bilgilerin başka bir departmana gönderildiği ve daha sonra tekrar kaynak departmana geri döndüğü döngüler
- Sürecin uygunsuz yerlerindeki kontrol noktaları. Örneğin, müşterinin ödediğinden emin olmak için yapılan kontrol, satın alma işlemi tamamlandıktan sonra değil, satın alma işleminden önce yapılmalıdır.
- Ölçülemeyen veya izlenemeyen başarı önlemleri
Son olarak, eğer gerekli adımları kaldırmadan yapılması mümkün ise, grafikler iyileştirme işlemleri için iyileştirme açısından gözden geçirilir. Yeni sürecin hala uygun kontrol noktalarını ve başarı önlemlerini içermesi ve tanımlanması ve ölçülebilir olması gerekmektedir. Önerilen yeni süreçler, inceleme ve yorum için ilgili departmanlara hazırlanır ve dağıtılır.
Gözden geçirme süreci tamamlandıktan sonra, uygulama için gerekli olan yeni sistemler, ekipman ve / veya diğer öğeler ile uygulama tarihleri, gerekirse eğitim planları ve başarıyı ölçme yöntemleri dahil olmak üzere bir uygulama proje planı hazırlanır. Uygulama tamamlandıktan sonra, beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için süreç yeniden gözden geçirilir.
Makale Özeti
Hadi gözden geçirelim. Bu derste süreç planlamasını tanımladık, planlama süreçlerinin amaçlarını tartıştık ve bazı temel süreç planlama ilkelerine genel bir bakış sunduk . Daha sonra süreç geliştirme için tanım, dokümantasyon, inceleme ve iyileştirme metodolojisini tartıştık. Bu beceriler herhangi bir kuruluştaki süreçleri planlamak veya geliştirmek için kullanılabilir.
