Her işletmenin bir süreci takip etmesi gerekir ve bu süreç bir sistemin sonucudur. Sistem yönetimi teorisi, sistemlere ve bunların bir kuruluş içinde nasıl çalıştığı ve işlediğine odaklanır.
Sistem Nedir?
İnsanların hemen hemen her şey için sistemleri var gibi görünüyor: sabah işe nasıl hazırlanacakları, çimleri nasıl kesecekleri ve hatta bulaşıkları nasıl yıkayacakları. Gerçektir ki biz bir sistem topluluğuyuz. Öyle ya da böyle, sistemler etrafımızda ve dünyamızın bir parçası.
Bunu bir adım daha ileri götürürsek, sistem yönetimi teorisi, bir sistemin bazı nihai amaç veya hedeflere ulaşmak için bir araya getirilen bir parça koleksiyonu olduğuna inanır. Bu perspektiften bakıldığında, sistemin bir kısmı başarısız olursa veya çıkarılırsa, sistemin kendisi çalışamaz. Sabah çalışmaya hazır bir sisteminiz olup olmadığını düşünün ve bu sistemin bir kısmı duş alıyor. Sıcak su yoksa (veya daha kötüsü, hiç su yoksa), sistem bozulur ve değiştirilir. Hala bir sistem var, sadece alışık olduğunuz sistem değil ve kapıdan çıkıp işe gitmek için sistemi değiştirmeniz gerekiyor.
Bu kavram gerçekten sistem yönetimi teorisinin temelidir. Bu teori için her şey bir sistemin parçasıdır. Tüm parçalar birlikte gider ve bir parça çıkarılırsa gerçekten işlev görürken, işlevsellik bozulur ve sistemin kendisi değişmiştir.
Şirket ve Sistem
Bu düşünce sürecini bu teorinin arkasına alırsak, bu teorinin küresel bir temsilinin nasıl yardımcı olduğunu görmeye başlayabileceğimizi söyleyebiliriz. Demek istediğim, sistemlerimiz varsa ve çalışıyorlarsa, onları tüm dünyada yeniden üretebiliriz (tamam, bazı değişikliklerle). Örneğin McDonald’s’ı ele alalım. Diğer ülkelerdeki yiyecekler farklı olsa da (Hindistan’da McDonald’s’ta hamburger yoktur), yiyecekleri almak için sistem aynıdır: yukarı çıkın, tahtadaki menüye bakın, 4 numaralı kombo yemek sipariş edin ve yolunuza bakın.
Böylece, sistem dünya çapında çoğaltılır ve çalışır. Yine, bazı değişiklikler yapmamız gerekiyor, ancak bir sistemin her yerde aynı şekilde çalıştığını düşünmenizi istemiyorum. Ancak, modifikasyonlarda bile, sistem bir kuruluşun dünya çapında benzer bir müşteri deneyimi üretmesini çok daha kolaylaştırır. McDonald’s sadece bir örnek olsa da, Starbucks, Walmart gibi daha fazlası var. Liste uzayıp gidiyor.
Gördüğünüz gibi, genellikle sistemin arkasında bir şirket vardır, ancak sistem şirketin nasıl çalıştığının bir parçasıdır. Birkaç dakika içinde sistemlere farklı bakış açıları hakkında konuşacağız ve bu da sistem yönetimi teorisini anlamanıza yardımcı olacaktır. Bu konsepti anlamanın en iyi yolu ulaşım ve farklı ulaşım biçimlerini hayal etmektir. Kaliforniya’ya gideceğimizi söyleyebiliriz, ancak otobüs, araba veya uçak alabiliriz. Aynı şey, sistem yönetimi teorisinde yer alan sistem türlerinin farklı bakış açıları için de geçerlidir.
Sistem Çeşitleri
Sistemlerin kendileri çoğaltılabilir ve küreselleşebilirken, kullanılan sistem türünü çerçevelemeye yardımcı olan sistem türlerinin (veya varsa mimarinin) bazı yönleri vardır. Sistem yönetimi teorisinde üç temel sistem tipimiz vardır:
- Açık Sistem : Çevresindeki çevre ile sürekli etkileşime giren bir sistem. Örneğin, bir üretici ürettikleri ürünü yapmak için birkaç farklı un tedarikçisi kullanabilir veya bir kuruluş tüketicilerin talepleri değiştikçe hareket etmek veya değiştirmek zorunda kalabilir.
- Kapalı Sistem : Açık sistemin tersidir. Çevresindeki ortamdan bağımsız bir sistem (veya şirket). Genellikle kapalı sistemlere baktığımızda, sınırlı girdi kaynakları olan ve tutarlı bir ürün ya da çıktı (uzay uyduları gibi) üreten çok yüksek teknolojili ürün türlerine bakıyoruz. Aslında uydular, kontaminasyon olmamasını sağlamak için laboratuar gibi korunan bir ortamda üretilir.
Bu ilk iki türü kavramanıza yardımcı olabilecek en basit örneklerden biri bir kavanozdur. Kapağı açık olduğunda, açık bir sistemdir. Hava, su ve etrafındaki herhangi bir şeyle etkileşime girebilir. Üzerinde bir kapak olduğunda, kapalı bir sistemdir. Sadece kavanozun içindekilerle etkileşime girebilir – üzerinde dış etkiler yoktur.
Üçüncü temel tür:
- Alt sistem : Bunu anlamak çok daha kolay. Bu, daha büyük bir sistemin parçası olan bir sistemdir – bir havaalanı çevresindeki tren sisteminin sizi terminalden terminale (sistemin daha büyük kısmı) nasıl getirebileceği gibi.
Alt sistemlerin zihinsel bir görüntüsünü elde etmenin bir başka yolu, insan vücudu hakkında düşünmektir. Büyük bir sistem bizi biz yapar. Bununla birlikte, içimizde bulunan sindirim sistemi, sinir sistemi ve dolaşım sistemi alt sistemlerine sahibiz.
Farklı sistem türleri – kulağa ne kadar garip geldiğinde – ihtiyaç duyuldukları yerde mevcuttur. Onlara gerçekten ayrı sistemler olarak bakmak değil, ne tür bir sistemin (ya da ürün diyebileceğimiz) var olduğuna dair bir bakış açısı olarak bakmak en iyisidir. Un ihtiyacı olan şirket örneğimiz gibi, bu sadece açık bir sistemdir, çünkü şirket çevresindeki ortamla etkileşime girer (geniş bir tedarikçi yelpazesi ve nihayetinde geniş bir tüketici yelpazesi). Kapalı bir sistem, şirket merkezinde alınabilecek mesajlarla temsil edilebilir. Bu mesajlar dışarı çıkar ve size ne yapmanız gerektiğini söyler ve geri bildirim veya etkileşim aramazlar.
Burada sistemler hakkında konuştuğumuzda, bir ürün üretmek için attığımız spesifik adımlardan bahsetmiyoruz. Birlikte atılan bu adımların açık, kapalı veya alt sistem olarak bir karakteristik özelliklerine sahip olup olmadığından bahsediyoruz.
Sistemlerde Düzen ve Kaos
Hangi sistem mevcut olursa olsun, sistemin doğru çalışacağı ve sinerjiye sahip olacağı zamanlar vardır. Tüm parçaların birbirleriyle uyumlu ve düzenli bir şekilde çalıştığı bir sürece emir verir. Veya, entropinin mevcut olacağı zamanlar vardır ve bu uyumsuzluk veya öngörülebilirlik eksikliği, düzensizliğe kademeli bir düşüştür. Başka bir deyişle, her iki şey birlikte çalışır ya da çalışmaz. Hangi sisteme sahip olursanız olun (açık, kapalı veya alt sistem) sinerji veya entropi mevcut olabilir. Asıl mesele, ürünü üreten yöneticilerin, sistemin nasıl çalışmasını istediği meseledir.
- Herkesin aynı sayfada olmasını ve bir takım olarak (bir uçağın pilotu ve yardımcı pilotu gibi) birlikte çalışmasını istiyorlar mı?
- Uyuşmazlık olduğunda ve insanlar birbirleriyle rekabet edip savaştıklarında hoşlanıyorlar mı (doğal rekabetin ve uyuşmazlığın bazen tercih edildiği bir satış ekibi gibi)?
Hangi sistem, örgüt veya süreç mevcut olursa olsun, değişen derecelerde sinerji veya entropi olacaktır. Bu alanları yönetmek ve onları durumdan tanıtmak veya kaldırmak yöneticiye bağlıdır.
Makale Özeti
Unutmayın, sistem yönetimi teorisi, bir sistemin bazı nihai amaç veya hedeflere ulaşmak için bir araya getirilen parçalardan oluşan bir koleksiyon olduğuna inanmaktadır. Ayrıca, bu düşünce sürecinde farklı sistem tiplerimiz vardır:
- Açık Sistem : Çevresindeki çevre ile sürekli etkileşime giren bir sistem.
- Kapalı Sistem : Açık bir sistemin tersidir. Çevresindeki ortamdan bağımsız bir sistem (veya şirket).
- Alt sistem: Daha büyük bir sistemin parçası olan bir sistem.
Bu tür sistemler sinerji veya entropi ile çalışabilir. Sistemin mevcut olması, sorunsuz çalışacağı anlamına gelmez. Bir kuruluşun kullandığı sistem, ürettikleri ürünün türüne ve şirketin nasıl çalışmak istediğine bağlıdır. Ne olursa olsun, günün sonunda her şirketin çalışması için bir sisteme sahip olması gerekir – bu sadece ne tür bir sistem seçtikleri meselesidir.
