Bir yönetici veya şirket zamana dayalı bir projeye baktığında, büyük ölçüde zamana dayalı karar yöntemlerini kullanılır. Projenin zamanında yapılabilmesini sağlamak için, yöneticiler bir projenin tamamlanması için gereken süreyi tahmin etmek için bir araç olan PERT analizini kullanır. Bu makale PERT Analizi ana hatlarını çizecek ve zamana dayalı projeleri tahmin etmek için nasıl kullanıldığını anlamanıza yardımcı olacaktır.
Asla Yeterli Zaman Yok
Büyük tarihi figür Ben Franklin, zaman hakkında harika bir yorum yaptı. ‘Gecikebilirsin, ama zaman gecikmez’ dedi. Ben’in gerçekten söylediği şey, zamanında olmanız gerekmediğidir, ancak saat durmaya devam eder, çünkü zaman durmaz.
Yöneticiler her gün zaman sorunu ile uğraşmak zorunda. Yapmaları gereken bir görevleri veya daha spesifik olarak birlikte çalışması gereken büyük bir projeleri olduğunda, genellikle bir tür zaman çerçevesi ile kısıtlanırlar. Belki patronunuz ‘İşte bir proje olduğunu ve mümkün olduğunca bitirin’ dediğini duyacak mısınız? Aksine, iş dünyasındaki her şey zamana bağlıdır ve bir projenin zamanında yapıldığından emin olmak, projenin atandığı yöneticinin omuzlarına düşer.
PERT Analizi
Neyse ki, bir cevabımız var ve bu cevap ‘Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği’ anlamına gelen PERT analizidir. Bu, her bir parçanın tamamlanması için gereken zamanı tahmin ederek ve ardından tüm parçaları toplayarak bir projenin tamamlanması için gereken zamanı tahmin etmek için bir araçtır. Tüm parçaları topladıktan sonra, tüm projenin ne kadar süreceğini (kabaca) bileceğiz.
Bir PERT’in kullanılabilmesi için önce belirli bir projeye atanacak görevleri belirlememiz gerekir. Örneğimiz için, bir bahçe yetiştirmek istediğimizi söyleyelim. Dolayısıyla, diğerlerinin yanı sıra verilebilecek görevler şöyle olacaktır:
Artık görevlerimiz olduğuna göre, her görevin ne kadar zaman alacağını belirlemeliyiz. PERT burada devreye giriyor. İster inanın ister inanmayın, gereken zamanı tahmin etmek için kullanabileceğimiz gerçek bir formül var. Tahmin etmek, istenilen zamanı tahmin etmek önemlidir. Bbelirli bir iş veya proje türüyle ne kadar fazla deneyime sahip olursanız, tahminleriniz o kadar iyi olur. Bu nedenle proje yöneticileri (projeleri yönetme konusunda eğitimli ve yetenekli insanlar) çok değerlidir – çünkü genellikle aynı tür proje üzerinde tekrar tekrar çalışırlar ve her görevin ne kadar süreceği konusunda iyi bir fikir geliştirirler.
Zaman Türleri
Tamam, biraz matematik zamanı. Çok fazla değil, aslında formül çok basit, ancak bu proje yöneticilerinin bir PERT analizi kullanarak zaman tahmin ederken kullanacakları formüldür. Bileşenler:
- İyimser zaman (O) : Her şeyin normalden beklenenden daha iyi ilerlediğini varsayarak, bir görevi gerçekleştirmek için gereken minimum süre.
- Kötümser zaman (P) : Her şeyin yanlış gittiğini varsayarak (ancak büyük felaketler hariç) bir görevi yerine getirmek için gereken maksimum süre.
- Büyük olasılıkla zaman (M) : Her şeyin normal şekilde devam ettiği varsayılarak, bir görevi gerçekleştirmek için gereken sürenin en iyi tahmini.
- Beklenen süre (TE) : Bir şeyin yerine getirilmesi için gereken sürenin en iyi tahmini, işlerin her zaman normal şekilde devam etmemesini hesaba katar.
Tüm bunlar yapıldıktan sonra, zamanı aşağıdaki formüle bağlarız ve evet, görev için tahmini zamanımız var!
TE = (O + 4M + P) ÷ 6
Tamam, bahçe örneğimize geri dönelim. İlk adım için PERT zaman dilimi analizimiz (bahçenin nerede olabileceğini belirleyin) şöyle görünebilir:
İyimser zaman: 1 saat
Kötümser zaman: 3 saat
Büyük olasılıkla: 2 saat
Böylece, formülümüz şöyle görünür:
1 + (4 * 2) + 3 = 12
12/6 = 2 saat
Örneğimize baktığımızda bunun nasıl anlamlı olduğunu görebiliriz. İyimser zamanımız bir saat, kötümser zamanımız üç saat ve ikisi tam ortada. Şimdi, göstereceğimiz bir sonraki örnekte olduğu gibi, bu her zaman temiz çalışmaz.
Bu projenin alan kısmını temizlemeye bakalım:
İyimser zaman: 5 saat
Kötümser zaman: 12 saat
Büyük olasılıkla: 7 saat
Böylece, örneğimiz şöyle görünür:
5 + (4 * 7) + 12 = 45
45/6 = 7.5 saat
Şimdi, her göreve bakarsak, her biri için PERT formülünü yapın, ardından tüm cevapları toplayın, bize tüm projeyi yapmanın ne kadar süreceğini bildiren cevaplar alacağız. Çok basit, değil mi? Ah, ama çok hızlı değil. Ya karşılaştığımız sayı, müdürümüzün tüm projeyi gerçekleştirmek için bize vermiş olduğu süreden daha uzunsa? Bu olabilir ve olur. Bu olduğunda, sahip olduğunuz yalnızca birkaç seçenek vardır:
Proje yöneticileri, hayatlarının her günü bununla ilgilenir ve projelerin zamanında yapılması için tüm bunları yönetebilecek özel kişilerdir.
Makale Özeti
Zaman paradır ve para zamandır. Herkes hatırlayabildiği sürece bu işin bir parçası oldu. Bu nedenle, bir projenin görevlerini ve her görevin ne kadar zaman alacağını PERT analizi gibi bir araç kullanmak önemlidir. Birçok proje zaman çerçevesine duyarlı olduğundan, bunun gibi bir program iş dünyasında hayati önem taşır.
Unutmayın, önce görevleri tanımlamanız gerekir, daha sonra tartıştığımız formülü kullanmanız gerekir ( TE = (O + 4M + P) use 6 ), her bir görev için zamanın ne olabileceğini belirlemek ve dahil olan farklı zaman türlerini tanımlamak zorundasınız. Bu yapıldıktan sonra, hepsini toplayıp zaman çerçevesinin işe yarayıp yaramadığını görüyoruz ve eğer değilse, projeyi zamanında yapmak için neler yapabileceğimizi anlamaya çalışıyoruz.
Eski Ben Franklin’i hatırla: ‘Gecikebilirsin, ama zaman gecikmeyecek.’
