Bütçe hazırlamak için büyük çaba harcanmaktadır. Bu makalede, kurum yapısının süreci nasıl etkilediğinden sorumluluk merkezlerinin rolüne kadar değişen bir bütçe üzerindeki etkilere bakacağız.
Bütçe Sürecini Ne Etkiler?
Bir şirketin bütçesi sihirli bir şekilde ortaya çıkmaz. Saatler süren çalışma, onu olabilecek en iyi belge haline getiriyor ve birçok şey süreci etkiliyor. Bütçe pastasının parçaları için bir organizasyon jokeyindeki farklı departmanlar ve bir şirket içindeki farklı öncelikler değişen miktarlarda destek alır. Peki ya bütçe sürecinin kendisinin eti ve kemikleri? Hangi grupların bütçede satır öğesi alacağına nasıl karar veririz? Ve tanımladığımız her gruba ne kadar harcama yapacağımıza nasıl karar veririz? Açıkçası, bir bütçe yapmak, bir parça kağıda bazı sayıları yazmaktan veya bir çek defterini dengelemekten biraz daha fazla iş gerektirir.
Bu makalede bütçe süreci üzerindeki bazı etkilere bakacağız. Kurumsal yapının bütçeleme sürecinde oynadığı rolü inceleyerek başlayacağız ve kâr merkezi, maliyet merkezi veya sorumluluk merkezi olarak sınıflandırmanın neden önemli olduğunu araştırmaya devam edeceğiz.
Örgütsel yapı
Organizasyon yapısı bir şirketin nasıl oluştuğu. Bütçelemede organizasyon yapısı tarafından kontrol edilen iki yaklaşım vardır. Bunlardan ilki yukarıdan aşağıya yaklaşımdır. Bu durumda, bir şirketin üst yönetimi, kuruluşun her bir parçası için ne kadar para harcanması gerektiğini tam olarak belirler. Bunun bazı belirgin avantajları ve dezavantajları vardır. Birincisi, üst yönetimin departmanınıza aksi takdirde sormayı düşündüğünüzden daha fazla para verebilmesi için gerçek bir şans var. Bu, bütçe altında çalışabileceğiniz veya operasyonlarınızı genişletebileceğiniz anlamına gelebilir. Ancak, yukarıdan aşağıya yaklaşım, kurumsal olmayan bir şey görürseniz müzakereye çok az yer bırakabilir.
Öte yandan, bütçelemede aşağıdan yukarıya yaklaşım vardır. Bu, departmanların bütçelerini onay için üst yönetime sunmalarıdır. Açıkçası, bu bölüm başkanlarının çalışmalarında daha fazla serbestliğe sahip olmalarını sağlar. Bununla birlikte, bütçe sürecini de yavaşlatırken, bazılarının kayırmacılığa şikâyet etmesine de yer açar.
Sorumluluk Merkezleri
Peki bütün bu para nereye gidiyor? İşletmelerin bütçe kalemlerini alan sorumluluk merkezleri vardır. Sorumluluk merkezi bir yönetici ve kendi açıkça tanımlanmış hedeflere sahip bir işletme bir parçasıdır. Örneğin, bir şirketin muhasebe departmanı ve insan kaynakları departmanı bir sorumluluk merkezidir. Sorumluluk merkezlerini bütçelemenin odak noktası olarak kullanarak şirketler, verdikleri para karşılığında ne beklediklerini açıkça belirtebilirler. Bir imalat bölümü için belirli bir miktar üretim olabilir. Muhasebe departmanı için kitapları dengeli tutuyor olabilir. Her halükarda, her sorumluluk merkezinin yöneticisi sonuçta o alanın performansından sorumlu olan kişidir.
Yukarıdan aşağıya bir bütçeyle, yönetici şirket yetkililerini mümkün olan en iyi tahsis kararlarını verebilmeleri için bilgilendirir. Aşağıdan yukarıya bütçede, bütçe talebinin o departman için gereken her şeyi içerdiğinden emin olmaktan sorumludur.
Maliyet Merkezleri ve Kar Merkezleri
Yine de, tüm sorumluluk merkezleri eşit yaratılmamıştır. Sorumluluk merkezlerinin iki ana sınıfı vardır. Birincisi, şirket için doğrudan kar elde etmeyi ümit etmeksizin bütçe talepleri yapan bir işin parçası olan maliyet merkezleri. Bakım departmanınız ne kadar iyi olursa olsun, kar getirme şansı yoktur. Ne yazık ki aynı şey muhasebe departmanınız için de geçerli. Bunun yerine, işletmenin bu bölümleri toplam maliyeti en aza indirmeyi amaçlamalıdır. Bu, maliyet merkezlerinin genellikle diğer şirketlere dışarıdan tedarik edilmesinin nedeninin bir parçasıdır. Ancak ihmal edilemezler çünkü bir firmanın karları üzerinde dolaylı bir etkisi vardır.
Bu arada, kâr merkezleri bir şirketin doğrudan kâr eden kısımlarıdır. Satış departmanı bir kâr merkezinin mükemmel bir örneğidir. Maliyet merkezlerinden taleplerini en aza indirmeleri söylenirken, kâr merkezlerinin bu taleplerin firmanın toplam karlılığına yardımcı olacağını kanıtlayabildikleri sürece daha büyük taleplerde bulunabilir. Bir muhasebe departmanı nadiren pahalı şirket öğle ve akşam yemekleri iş için bir bütçe alır, ancak satış departmanı sık sık yapar. Çünkü bu yemekler şirketin karlılığına yardımcı olabilir.
Makale Özeti
Bu makalede bir şirketin bütçesindeki etkilere baktık. Bütçelerin ya kurumsal yönetimin departmanlara bütçelerini anlattığı yukarıdan aşağıya bir yaklaşımla ya da departmanların bütçe talepleri yaptığı aşağıdan yukarıya bir yaklaşımla nasıl oluşturulabileceğini gördük. Ayrıca, farklı tür sorumluluk merkezlerine, şirketin bütçe talepleri yapan ve yerine getirme görevlerine sahip olan bölümlerine baktık; maliyet merkezlerinin maliyetleri en aza indirmesi gerekirken kâr merkezlerinin karı nasıl en üst düzeye çıkarmasını beklediklerini gördük.
