Bu makalede, bütçe kontrollerinin amacını açıklayacağız ve yukarıdan aşağı bütçeleme, aşağıdan yukarıya bütçeleme, sıfır temelli bütçeleme ve esnek bütçeleme gibi çeşitli önemli kavramları araştıracağız.
Bütçe Nedir?
Bu makalede, kuruluşlarda kullanılan çeşitli bütçe kontrolleri incelenecektir. Çeşitli bütçe kontrollerini anlamak için önce ‘bütçe’ terimini tanımlayalım.
Bütçe, tasarruf harcama ve borç için bir mali plandır. Bütçe, bir kuruluşun bir süre için öngörülen gelir ve giderlere dayanarak çalışıp çalışamayacağını belirlemesine yardımcı olur. Bütçe genellikle bir yıllık bir süre için hazırlanır, ancak çeşitli harcama ve tasarruf amaçları için aylık olarak dağıtılır. Gelir ve giderlerin doğru şekilde projelendirilmesi, insanlar, malzemeler ve para gibi kaynaklar için organizasyonel planlama için hayati önem taşımaktadır. Bütçenin amacı:
Artık bir bütçenin gelir ve giderleri bir süre yansıtmak için kullanıldığını biliyoruz. Ancak bütçeler bir yönetim kontrolü olarak nasıl kullanılır? Bütçe kontrollerinin onlar için nasıl çalıştığını görmek için birkaç hayali üniversiteyi ziyaret edelim.
Bütçe Kontrol Türleri
Organizasyonlarda kullanılan birkaç bütçe kontrolü vardır:
Yukarıdan Aşağıya Bütçeleme
Yukarıdan aşağıya bütçeleme bir kuruluşun en üstünde başlar ve alt bölümlere verilir. Bu tür bütçe kontrolünün birkaç artı ve eksileri vardır.
SK Üniversitesi bilim bölümü yukarıdan aşağı bütçelemeyi kullanır. Üst yönetim, bölümün bütçesini gelecekteki gelir ve giderler ile önceki yılın fiili bütçe sonuçları tahminine dayanarak oluşturur ve parayı üniversite hattına gönderir.
Yukarıdan aşağıya bütçeleme iyi bir şey olabilir, çünkü daha alt yönetimin bütçeyi hazırlamak için zaman alması gerekmez. Bu, genel stratejik plandan ziyade operasyonel sürece daha fazla dahil olan alt yönetim için zaman tasarrufu sağlar.
Ancak, bir departmanın günlük operasyonlarına doğrudan katılmayanlar tarafından hazırlanan bir bütçe, departmanla ilgili belirli masrafların farkında olmayabilir. Bu, kuruluş amaçlarına ulaşmak için gerekli kaynakları tutamayan alt düzey yöneticiler için sorunlu olabilir. Bütçe departmana verildikten sonra, paralar tahsis edilene göre harcanabilir. Malzemeler satın alınabilir, profesörlere ödeme yapılabilir ve öğrenci etkinlikleri planlanabilir.
Aşağıdan Yukarı Bütçeleme
Aşağıdan yukarıya bütçeleme bir kuruluşun alt kısmında başlar. Bütçe alt düzey yönetim tarafından belirlenir ve daha sonra onay için üst yönetime sunulur. Üst yönetim, önerilen bütçeyi onaylar veya inceleme ve değiştirme için daha alt yönetime geri gönderir. Bu tür bütçe kontrolünün birkaç artı ve eksileri vardır.
SK Üniversitesinin sanat departmanı aşağıdan yukarıya bütçelemeyi kullanmaktadır. Sanat bölümünün dekanı, bölümü yönetmek için ne kadar paraya ihtiyacı olduğuna karar verir. Bu kararlar, öngörme ve önceki yılın fiili sonuçları gibi yukarıdan aşağıya bütçelemede kullanılan bilgilerin aynısına dayanır.
Aşağıdan yukarıya bütçeleme iyi bir şey olabilir, çünkü daha alt yönetim bütçeyi ilgili departmanın ihtiyaçlarına göre planlar. Bir departmanın yöneticisi, departman hedeflerine ulaşmak için gerekli olan şeylere (malzeme, emek ve sermaye gibi) daha aşinadır.
Ancak, alt yönetim karmaşık finansal belgeler oluşturma deneyimine sahip olmayabilir. Alt yönetim, kuruluşun genel stratejik planının farkında olmayabilir. Bütçe, sermaye iyileştirmeleri veya büyük bir ekipman alımı gibi kuruluşun başka yerlerinde kaynak tahsis etme yönetim planları nedeniyle mümkün olmayabilir.
Bölüm dışındakiler tarafından alınan kararlardan ziyade bölüme en yakın olanlar kararları alırlar. Bölümdeki profesörler ve personel, dekana beklenen ihtiyaçlarının bir listesini sağlar ve kil, fırça ve boya satın almak gibi şeylerin maliyeti etrafında bir bütçe oluşturur. Bu yöntem pratik olsa da, sanat departmanı dekanı, genç sanatçılara ne öğretmek için neye ihtiyaç duyduğunu bildiğinden, muhasebe uzmanı değildir. Belgeyi nasıl doğru yazacağını bilemeyebilir.
Sıfır Tabanlı Bütçeleme
Sıfır tabanlı bütçeleme sıfır bakiyeden başlar ve masraflar gerekli görüldükçe ve gerekçelendirildikçe eklenir. Bu bütçe türü, bir önceki yılın performansına veya gerçek sonuçlarına dayanmaz. Giderler her kalem için ayrı ayrı eklenir. Her kalem, daha düşük maliyetli alternatifler için analiz edilir. Ayrıca önceki yılın bütçesiyle karşılaştırılmaz. Giderlerin gerekçelendirildiği ve alternatifler ile karşılaştırıldığı sürece, yeni bütçenin bir önceki yılda harcamayı aşması önemli değildir. Bu tür bütçe kontrolünün birkaç artı ve eksileri vardır.
SK Devlet Üniversitesi gastronomi bölümü sıfır temelli bütçeleme kullanmaktadır. Şef eğitmenler ders planlarını ve bir süre boyunca ev sahipliği yapacakları özel etkinlikleri gözden geçirirler. Bu bir çeyrek veya bir yıl olabilir. Her şef eğitmeni sınıfları ve programları için ihtiyaç duydukları şeylerin bir listesini yapar. Dekan listeleri gözden geçirir ve eğitmenlerden daha düşük maliyetli alternatif öğelere bakmalarını ister.
Sıfır tabanlı bütçeleme iyi bir şeydir çünkü yöneticiyi harcamalara iyi bakmaya ve harcamaları haklı çıkarmaya veya alternatif ürün ve hizmetlere bakmaya zorlar. Her zaman maliyetleri düşürmenin yeni yollarını arayarak harcamaları kolaylaştırabilir. Ancak, sıfır temelli bütçeleme öngörme veya geçmiş bütçelere dayanmadığından giderler büyük ölçüde dalgalanabilir. Geçmişte var olan alternatifler yeni dönemde mevcut olmayabilir.
Sıfır tabanlı bütçeleme doğrudan çalışanlar veya yönetici tarafından yapılır ve bir kuruluştaki projelerin yürütülmesi için gereksinimlere dayanır. Başlangıç dengesi ve bitiş dengesi yoktur. Yalnızca belirli bir zamanda neye ihtiyaç duyulduğuna ve düşük maliyetli ürünler için alternatiflerin karşılaştırılmasına dayanır. Bölüm üyelerinin alternatif araması çok zaman alabilir, alternatifler bulunmayabilir veya belirli bir süre için alternatifler mevcut olmayabilir. Örneğin, mevsimlik ürünler uzak yerlerden gönderilen ürünlerden daha ucuzdur. Ancak, SK Üniversitesi gastronomi bölümünün fazladan para harcaması gerekebilir, çünkü müfredatlarındaki öğeler için mevsimlik üretime ihtiyaç duyarlar.
Esnek Bütçeleme
Bir dönem boyunca sabit bir gider seti için para tahsis edilen yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarıya bütçelemenin aksine, esnek bütçeleme, farklı kurumsal hedeflerin veya etkinliklerin maliyetine bağlı olarak bir bütçede değişiklik yapılmasına izin verir. Bir proje veya faaliyetin maliyetinde beklenmedik değişiklikler meydana gelirse bütçede ayarlamalar yapılabilir. Bu tür bütçe kontrolünün birkaç artı ve eksileri vardır.
SK Üniversitesi besyo departmanı esnek bütçeleme kullanır. SK Üniversitesi, futbol takımı SK Spor için yeni bir stadyum inşa etti ve oyunlara bilet satması gerekiyor. Esnek bütçeleme, pazarlama departmanının önceden belirlenmiş bir bütçeye bağlı kalmadan yeni pazarlama fırsatlarını yakalamasına olanak tanır. Yerel bir televizyon istasyonu, futbol oyunları için düşük maliyetli reklam ve tanıtım sunuyorsa, pazarlama departmanı televizyon yerini güvence altına alma için kullanabilir.
Esnek bütçeleme iyi bir şey olabilir, çünkü başlangıçta planlanandan daha pahalı bir projeye fazladan para tahsis edilmesini sağlar. Bu tür bütçelemenin esnekliği, bir proje veya faaliyet sırasında yeni fırsatlar ortaya çıktığında iyi sonuç verir.
Ancak, kaynaklar sınırsız olmadığı için esnek bütçeleme dikkatle izlenmelidir. Bir projeye veya bir fırsata çok fazla para harcanırsa, diğer projeleri veya faaliyetleri tamamlamak için yeterli para kalmayabilir.
Esnek bütçeleme, tesadüfi satışlar ve anlaşmalar için bol miktarda özgürlüğe izin verse de, bu sorun yaratabilir. Bölümdeki herkes projelerinin en önemli olduğunu veya amacına tahsis edilen en fazla paraya ihtiyaç duyduğunu düşünebilir. Çevrede çok fazla para olduğundan, uygun şekilde yönetilmesi gerekir.
Makale Özeti
Özetle, işletmelerin kuruluş hedeflerine ulaşmak için kaynakları bölümlere ayırmak için kullandığı dört tür bütçe kontrolü vardır.
- Yukarıdan aşağıya bütçeleme, bir kuruluşun üst yönetim düzeyinde başlar. Üst yönetim, tüm kaynakların nasıl tahsis edilmesi gerektiğine karar verir ve daha sonra bütçe, projeler ve faaliyetler gibi kurumsal hedeflere ulaşmak için kullanılacak alt yöneticilere dağıtılır.
- Aşağıdan yukarıya bütçeleme, kuruluşun alt yönetim düzeyinde başlar. Alt düzey yöneticiler ve çalışanlar, departmanın masraflarının ne olacağını, gelmesi gereken projelere veya gerçekleştirilmesi gereken hedeflere göre belirleyeceklerini belirler ve ardından bütçeyi onay için üst yönetime gönderir.
- Sıfır tabanlı bütçeleme sıfır bakiyeyle başlar ve sıfır bakiyesiyle biter. Proje ve faaliyetler planlanırken bütçe satırları eklenir ve üst yönetim önerilen kalemleri inceler.
- Esnek bütçeleme bir bütçeyle başlar, ancak geleneksel bütçelerin aksine, projeler ve faaliyetler için gereken miktarda esneklik sağlar. İyi bir fırsat ortaya çıkarsa, özel projeler için ek para tahsis edilebilir.
Başka bir bütçeden daha iyi bir bütçe yok. Her bütçenin artıları ve eksileri vardır. İşletmenin doğasına bağlı olarak, en iyi bütçe, kurumsal hedefleri karşılarken maliyetleri düşük tutan bir bütçedir.
